Comment gérer un registre de traitement de données pour la conformité au RGPD

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Les entreprises contrôlent et traitent chaque jour des centaines et des milliers de types de données différents. Elles sont souvent collectées automatiquement, conservées dans diverses conditions et stockées indéfiniment. Peu d’utilisateurs ont une visibilité complète sur la manière dont les données sont traitées ou contrôlées, ou sur les risques auxquels elles sont exposées.

Les obligations relatives au RGPD

Seulement 1,64% des entreprises se sentent pleinement prêtes à appliquer le règlement général sur la protection des données. Or, le règlement général sur la protection des données vous oblige à conserver des copies sur les finalités du traitement, le partage et la conservation des données. Toutefois, le règlement général sur la protection des données ne précise pas comment il faut gérer les données. Quel est donc le moyen le plus simple et le moins pénible de créer et de gérer une liste complète de toutes les méthodes utilisées pour traiter les données? La plupart des entreprises utilisent des feuilles de calcul pour gérer leur registre de traitement de données. Or, le problème avec cet outil est qu’il ne s’intègre forcément aux autres processus métier. Cela rend la gestion du registre extrêmement difficile. Pour plus de détails, voir ce site https://mydposolution.com

Alors, comment pouvez-vous gérer votre registre de traitement de données pour vous assurer que vous avez un processus systématique de collaboration et de gestion des risques efficace, sans doubler votre charge de travail?

Que doit contenir le registre de traitement de données ?

Un registre de traitement de données doit inclure :

  • Le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable du traitement conjoint, de son représentant et du responsable de la protection des données
  • Les finalités du traitement
  • Une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
  • Les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront divulguées, y compris les destinataires situés dans des pays tiers ou des organisations internationales
  • Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, en cas de transfert, la documentation de garanties appropriées
  • Dans la mesure du possible, les délais envisagés pour l’effacement des différentes catégories de données

Les obligations visées ci-dessus ne s’appliquent pas aux entreprises et aux organisations employant moins de 250 personnes, à moins que le traitement effectué ne présente un risque potentiel pour les droits et libertés des personnes concernées, que le traitement ne soit pas occasionnel, ou que le traitement comprenne des catégories spéciales de données.

Au lieu d’utiliser une feuille de calcul qui ne s’intègre pas à vos autres processus métier, vous pouvez un logiciel RGPD. Un gestionnaire d’implémentation de service pourra ainsi vous aider à configurer et à gérer le système pour une réussite à long terme.

Protection des données et confidentialité

La protection de la vie privée dès la conception existe depuis des années, mais elle n’est devenue une exigence que légale qu’après la promulgation du RGPD. Le concept de protection de la vie privée dès la conception requiert l’inclusion de la protection des données dès la mise en place des systèmes, plutôt qu’un ajout. Le responsable du traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière efficace afin de satisfaire aux exigences du présent règlement et de protéger les droits des personnes concernées.

Un logiciel RGPD vous permet d’intégrer la confidentialité dès la conception dans toutes vos opérations. Selon l’outil utilisé, il peut vous renseigner sur la visibilité, les risques associés et la collaboration nécessaire pour garantir le respect de toute la documentation, des politiques et des procédures appropriées.

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