Achat ou location de photocopieur : que choisir pour votre entreprise ?

Pour le développement des activités d’une entreprise, la gestion des documents demeure cruciale. Avec l’avancée de la technologie, cela devient encore plus indispensable de disposer d’un appareil d’impression doté d’une vitesse optimale et d’un niveau purement digital. C’est en d’autres termes un élément stratégique pour la productivité de votre société. Pour en profiter, vous pourrez donc opter pour l’achat d’un modèle de votre choix ou la location. Pour vous permettre de prendre la meilleure décision pour votre entreprise, nous vous présentons ici les avantages de chaque option.

Recourir à un revendeur professionnel pour le choix du photocopieur

Pour l’achat ou la location du photocopieur de votre société, vous devez privilégier la qualité. Pour cela, il demeure essentiel de vous référer à une marque reconnue et un vendeur fiable. Mais ceci se révèlera compliqué si vous ne disposez pas d’une notion de base des appareils d’impression. Comme première alternative, vous pouvez consulter les plateformes de location et de vente en ligne comme le https://placeb2b.com. Ce site est dédié aux comparatifs des matériels professionnels et ne manquera pas de vous simplifier le choix de votre photocopieur. Comme autre possibilité, vous pouvez confier cette charge à un intermédiaire, un revendeur professionnel. C’est lui qui traitera avec le fournisseur et vous rendra ensuite compte. En bref, son intervention se résume aux points ci-après :

  • Analyser et estimer les besoins réels de votre entreprise pour un choix judicieux des équipements d’impression tels que le photocopieur ;
  • Conseiller votre société de manière impartiale sur le choix des marques et des modèles disponibles sur le marché ;
  • Déterminer le fournisseur idéal pour l’achat du photocopieur en tenant compte de son ancienneté, de sa réputation et de sa santé financière ;
  • Obtenir des réductions auprès des constructeurs pour les achats ou locations en gros ou selon le volume de contrats signés ;
  • Conclure au nom de l’entreprise le contrat de maintenance du photocopieur et des autres appareils d’impression.

Les principaux atouts de l’achat d’un photocopieur

Comme expliqué plus haut, vous disposez du choix entre l’achat et la location d’un photocopieur. Votre choix dépendra en grande partie de vos besoins d’impression et de vos moyens. Pour l’achat d’un photocopieur, les prix sur le marché varient généralement entre 4000 € et 20 000 €, en fonction du niveau de la technologie utilisée et de la marque. Mais ne vous inquiétez pas ! Le plus souvent, vous n’aurez pas à payer la totalité du prix affiché sur les catalogues. En effet, vous pourrez négocier ces prix avec les distributeurs en fonction du nombre d’appareils achetés. Vous pourrez ainsi obtenir une remise de 30 % à 40 %. En plus de ce facteur, l’achat d’un photocopieur vous garantit les avantages suivants :

  • Une solution plus économique avec la possibilité de renouveler le matériel tous les 3 ou 4 ans ;
  • L’utilisation d’un photocopieur neuf, couvert par une garantie d’au moins une année (ou 2 ans selon la marque) ;
  • La réduction des risques de panne et de la fréquence de maintenance de l’appareil ;
  • Une durée d’utilisation plus longue avec une liberté d’entretien du photocopieur ;
  • Le classement de l’appareil parmi les actifs de l’entreprise ;
  • La possibilité de revendre l’équipement pour combler d’autres besoins ou pour acheter un autre modèle.

Les principaux atouts de la location d’un photocopieur

Outre l’achat du photocopieur, vous pouvez aussi décider de le louer. C’est le cas pour près de 90 % des entreprises françaises aujourd’hui. Et pour cause, cela présente de grands avantages pour votre société. Au niveau du prix, vous aurez juste à payer des mensualités qui ne dépassent pas les 400 € (entre 50 € et 400 €). De même, la maintenance et les éventuelles réparations demeurent à la charge du propriétaire. Retenez cependant que le prix de la location peut aussi varier en fonction du modèle choisi et de la durée.

Si vous prenez la décision de louer un photocopieur pour votre société, cela vous garantit les différents avantages ci-après :

  • La baisse de l’impôt reversé sur l’entreprise et de l’assiette de calcul de la taxe professionnelle ;
  • L’absence d’une importante sortie de fonds pour l’achat (le prix de location est lissé sur la durée du contrat) ;
  • La prise en charge des frais de maintenance et de réparations par le propriétaire ;
  • La possibilité de changer le photocopieur en cours de contrat en cas de panne grave ;
  • La liberté de renouveler l’appareil au cours du contrat pour profiter de nouvelles fonctionnalités ;
  • L’absence de coûts cachés, ce qui favorise la bonne gestion du budget de l’entreprise.

Autre possibilité : la location avec une option d’achat

Si vous hésitez encore entre l’achat et la location d’un photocopieur, une autre option s’offre à vous : la location avec une option d’achat. Ceci vous garantit à la fois les avantages de l’achat et de la location, sans les inconvénients. Cette alternative consiste à louer le photocopieur pendant un certain temps (généralement entre 2 ou 4 ans), puis à en devenir automatiquement propriétaire. En bref, voici d’autres avantages de cette option :

  • La possibilité d’ajuster le montant des loyers, pour adapter les mensualités à votre budget ;
  • La réduction de l’investissement initial avec un coût total moins élevé que la location ;
  • La déduction des loyers des impôts et un contrat de maintenance lié à la location ;
  • La possibilité de revendre le photocopieur à la fin de la période contractuelle.

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